Koniec z blokowaniem dostępu do specjalistów. Ostrołęcka przychodnia znalazła sposób na odzyskanie terminów

Centrum Medycyny Rodzinnej w Ostrołęce to placówka, która stawia na kompleksowość. Jednak nawet najlepszy i najbardziej rozbudowany zespół medyczny staje się bezradny, gdy pacjent po prostu nie zjawia się na zaplanowanym badaniu, zabierając tym samym szansę na zdrowie komuś innemu. Aby przerwać to błędne koło sztucznie wydłużanych kolejek i odzyskać kontrolę nad kalendarzem, zarządcy ośrodka postawili na innowację logistyczną, powierzając wdrożenie voicebota od firmy EasyCall.

Jak zintegrowany voicebot medyczny odzyskuje miejsce w kolejce dla mieszkańców Ostrołęki?

W codziennej praktyce nowoczesny voicebot medyczny działa jak niezawodny, cyfrowy analityk, który bez przerwy monitoruje szczelność harmonogramu. A wyzwanie organizacyjne jest w tym przypadku potężne – ostrołęckie Centrum Medycyny Rodzinnej to aż 37 doświadczonych lekarzy przyjmujących w 23 różnych specjalizacjach. Ośrodek zapewnia dostęp m.in. do gabinetów kardiologicznych, endokrynologicznych, neurologicznych, ginekologicznych, a także zaawansowanych badań USG, poradni leczenia otyłości oraz pełnego przekroju specjalności pediatrycznych i opieki lekarzy chorób wewnętrznych.

Choć pacjenci mogą swobodnie korzystać z rejestracji online 24/7, to właśnie powszechny nawyk nieodwoływania wizyt najmocniej uderzał w wydajność placówki.

– Zarządzanie czasem kilkudziesięciu lekarzy w jednym ośrodku to skomplikowana układanka. Jeśli choć jeden element – w tym wypadku pacjent – zawiedzie i nie poinformuje o zmianie planów, tracą na tym wszyscy. Zintegrowany asystent głosowy uderza w ten problem u samego źródła. Nasz voicebot aktywnie nawiązuje połączenie i wymaga jednoznacznej deklaracji. Jeśli chory rezygnuje, system w ułamku sekundy udostępnia jego miejsce w kalendarzu komuś, kto pilnie potrzebuje porady. To twarda, systemowa optymalizacja, która pozwala przychodni przyjąć znacznie więcej chorych w ramach tych samych godzin pracy – podkreśla Leszek Moszczyński, Dyrektor Operacyjny w firmie EasyCall.

Dzięki powierzeniu powtarzalnych zadań systemowi, praca całego zespołu rejestracji wkracza na wyższy poziom efektywności. Lekarze nie tracą cennego czasu w pustych gabinetach, a pracownicy administracji nie muszą już poświęcać wielu godzin na żmudne, ręczne weryfikowanie list oczekujących, co pozwala im w pełni skupić się na pacjentach odwiedzających przychodnię osobiście.

Osobisty asystent w słuchawce. Z czym realnie zyskują dzwoniący pacjenci?

Przeniesienie ciężaru logistycznego na oprogramowanie voicebot to nie tylko ratunek dla budżetu i organizacji szpitala. To przede wszystkim zupełnie nowa, bezstresowa jakość obsługi dla samych mieszkańców Ostrołęki. Jakie realne korzyści wnosi ta technologia z perspektywy zwykłego pacjenta?

• Koniec z wiszeniem na słuchawce: Twoje plany nagle uległy zmianie? Nie musisz już wielokrotnie wykręcać numeru, słuchać irytującego sygnału zajętej linii, a potem gęsto tłumaczyć się recepcjonistce. Rezygnację potwierdzasz jednym krótkim słowem wypowiedzianym do asystenta. To proste, wygodne i w 100 procentach szanuje Twój czas.
• Szansa na “upolowanie” szybkiego terminu: Skoro oprogramowanie natychmiast wrzuca odwołane przez innych wizyty z powrotem do głównej puli, kalendarz przychodni cały czas dynamicznie “żyje”. Dla pacjenta w potrzebie oznacza to, że może nagle zdobyć termin do wysoce pożądanego reumatologa czy pulmonologa z dnia na dzień, zamiast czekać miesiącami.
• Niezawodny opiekun: W natłoku codziennych spraw łatwo zapomnieć o wizycie umawianej pół roku wcześniej. Zamiast obklejać lodówkę karteczkami, otrzymujesz w pełni darmowe wsparcie. Asystent głosowy sam do Ciebie zadzwoni z odpowiednim wyprzedzeniem, dając gwarancję, że kluczowa wizyta u neurochirurga czy okulisty po prostu nie wyleci Ci z głowy.

Wdrożenie zrealizowane w Ostrołęce to doskonały przykład na to, że innowacje w ochronie zdrowia nie muszą być trudne w obsłudze. Dobrze zaprogramowany kanał komunikacji staje się potężnym narzędziem PR-owym i operacyjnym – chroni zasoby specjalistów, drastycznie skraca kolejki i sprawia, że pacjent czuje się naprawdę zaopiekowany.